Индустриальный проект

ПРИМЕР ФОТО

НАЗАД

Этапы:

Менеджер

Департамент сопровождения проектов

Наталья Космодемьянская
Руководитель департамента
- координация работы Департамента сопровождения проектов
- координация контроля выполнения контрактных обязательств по проектам
✉️n.kosmodemianskaya@skoltech.ru
📱79161510525
доб.: 3305
Игорь Папкин
Старший специалист
- Разъяснение правил и процедур управления проектами в Институте
- Активация проектов, правила, Директум
- Координация работы Института в ГИИС
- Электронный бюджет в рамках реализации индустриальных проектов.
✉️ i.papkin@skoltech.ru
📱 +7 905 726 1165
доб.: 3881
Светлана Заврина
Руководитель группы договорного сопровождения
- подготовка и согласование договоров с юридическими и физическими лицами
- формальная проверка актов сдачи приемки
- формальная проверка отчетных материалов на соответствие условиям договора

Этап 1. Инициирование

1

Определить потенциальные источники финансирования

Есть предварительные договоренности с потенциальным заказчиком.
Объявлен конкурс → обратитесь в Департамент сопровождения проектов за разъяснениями правил участия.
Объявлен тендер → обратитесь в Департамент сопровождения проектов за разъяснениями правил участия.
Есть идея проекта, но нет заказчика → обратитесь в Департамент индустриальных программ для выявления потребностей индустрии бизнеса, в т.ч. в рамках комплексных инициатив и программ.

2

Определить цели, задачи и сроки реализации проекта, планируемое ресурсное обеспечение, предварительную смету расходов.

Направить запрос Директору Центра/Руководителю структурного подразделения о рассмотрении возможности участия в проекте.

3

В случае принятия решения об участии в проекте

Подробная информация >>

4

Создайте карточку проекта в СЭД Директум и заполните ее по Инструкции.

Укажите статус проекта – «Заявка подана»

В случае, если бюджет проекта более 100 млн. руб. или имеет гос. Финансирование, необходимо создать Кейс проекта (формируется в карточке проекта в СЭД Директум, на основе внесенных сведений о проекте).

5

Согласуйте предпроектные документы, указанные в п.3 и п.4 в случае есть бюджет проекта более 100 млн. руб., в СЭД Директум.

Если необходим бумажный оригинал документа – обратитесь в Правовой департамент

6

Согласованные документы

Направьте потенциальному заказчику.
Разместите на конкурсной площадке.
Разместите на тендерной площадке.

7

В случае получения согласия со стороны заказчика о реализации проекта или признания заявки победителем в конкурсе/тендере необходимо запустить Договор на согласование в СЭД Директум → обратитесь в Департамент сопровождения проектов.

Составьте бюджет проекта → обратитесь к Финансовому менеджеру Центра.

8

Актуализируйте карточку проекта в СЭД Директум

Актуализируйте сведения согласно договору.
Поменяйте статус проекта на «Заявка одобрена».
Обратитесь к Финансовому менеджеру Центра для внесения в карточку финансовых аналитик и мэппинга с ERP.

9

Договор подписан в СЭД Директум → обратитесь к Финансовому менеджеру Центра для внесения бюджета в Cognos.

10

Теперь можно осуществлять планирование и траты по проекту.

Для п. 1 – 3 необходимо подготовить предварительное описание проекта, техническое задание, план-график работ, состав научной команды проекта, стоимость/смета проекта (в соответствии с формами заказчика/конкурса/тендера).

Определите стоимость проекта. Для корректного составления сметы обратитесь к финансовому менеджеру Центра в Департамент финансов.
Произведите оценку ресурсов, необходимых для реализации проекта (персонал, оборудование, материалы, помещения и т.д.). При необходимости Руководитель проекта согласовывает с Директором Центра выделение необходимых ресурсов Центра (персонал, оборудование, материалы, помещения и т.д.). В случае, если имеющихся ресурсов недостаточно для выполнения Проекта, недостающие ресурсы приобретаются за счет бюджета проекта.
При необходимости согласуйте и подпишите с заказчиком предпроектные договоры (NDA, MoU, договор о консорциуме, предварительные соглашения с партнерами (включающие техническое задание, смету, план-график) –обратитесь в Департамент сопровождения проектов. Согласование и подписание указанных договоров осуществляется через СЭД Директум.
Если условия проекта предусматривают отклонение от правил распределения прав на результаты интеллектуальной деятельности, утвержденных Положением о защите, управлении и коммерциализации интеллектуальной собственности (ссылка на правила) - обратитесь в Департамент сопровождения проектов и в Офис трансфера технологий.
Если условия проекта предусматривают прохождение экспертизы по экспортному контролю - обратитесь в Департамент безопасности.
Если условия проекта предусматривают получение согласования Ученого совета Института - обратитесь к Секретарю Ученого совета не позднее, чем за 14 рабочих дней до даты подачи заявки на конкурс, а в случае внеконкурсных отношений – до подписания Договора, для организации процесса согласования с Ученым советом.
Если в проекте возникает ситуация, которая может привести к конфликту интересов – обратитесь в Правовой департамент.
Если условиями проекта (или при наличии необходимости) предусмотрено использование оборудования центров коллективного пользования – обратитесь в Центр исследовательской инфраструктуры.

Для п. 4 необходимо подготовить коммерческое предложение, содержащее описание проекта, техническое задание, план-график работ, состав научной команды проекта, стоимость/смета проекта.

Определите стоимость проекта. Для корректного составления сметы обратитесь к финансовому менеджеру Центра в Департамент финансов.
Произведите оценку ресурсов, необходимых для реализации проекта (персонал, оборудование, материалы, помещения и т.д.). При необходимости Руководитель проекта согласовывает с Директором Центра выделение необходимых ресурсов Центра (персонал, оборудование, материалы, помещения и т.д.). В случае, если имеющихся ресурсов недостаточно для выполнения Проекта, недостающие ресурсы приобретаются за счет бюджета проекта.
При необходимости согласуйте и подпишите с заказчиком предпроектные договоры (NDA, MoU, договор о консорциуме, предварительные соглашения с партнерами (включающие техническое задание, смету, план-график) –обратитесь в Департамент сопровождения проектов.
Если условия проекта предусматривают отклонение от правил распределения прав на результаты интеллектуальной деятельности, утвержденных Положением о защите, управлении и коммерциализации интеллектуальной собственности (ссылка) - обратитесь в Департамент сопровождения проектов и в Офис трансфера технологий.
Если условия проекта предусматривают прохождение экспертизы по экспортному контролю - обратитесь в Департамент безопасности.
Если условия проекта предусматривают получение согласования Ученого совета Института - обратитесь к Секретарю Ученого совета не позднее, чем за 14 рабочих дней до даты подачи заявки на конкурс, а в случае внеконкурсных отношений – до подписания Договора, для организации процесса согласования с Ученым советом.
Если в проекте возникает ситуация, которая может привести к конфликту интересов – обратитесь в Правовой департамент.
Если условиями проекта (или при наличии необходимости) предусмотрено использование оборудования центров коллективного пользования – обратитесь в Центр исследовательской инфраструктуры.

Этап 2. Планирование

1

Ознакомьтесь с ролями и обязанностями сотрудников, вовлеченных в выполнение индустриально-ориентированных Проектов:

Положение о Проектной деятельности
Регламент распределения ответственности при работе с внешними индустриально-ориентированными исследовательскими Проектами в Сколковском институте науки и технологий.

2

Сформируйте и запустите на согласование Приказ об организации работ по проекту в СЭД Директум.

3

В случае, если проект получает финансирование из государственного бюджета Российской Федерации, необходимо зарегистрировать его в Единой государственной информационной системе учета результатов научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ гражданского назначения, выполняемых за счет средств федерального бюджета (ЕГИСУ НИОКТР), в срок, установленный соглашением

Инструкция по регистрации карточки НИОКТР на rosrid

4

Совместно с Финансовым менеджером центра составьте бюджет проекта, в соответствии с условиями договора и исходя из основных статей затрат:

ФОТ — Сколько сотрудников Института, сколько сотрудников на ГПХ, соц. отчисления, ДМС, НС.
Планируются ли командировки.
Какое оборудование будет использоваться на проекте.
Какие материалы и на какую стоимость будут использоваться на проекте.
Будут ли привлекаться соисполнители (юр.лица).

Этап 3. Реализация

1

Начните выполнять проект в соответствии с условиями Соглашения.

2

При необходимости можно вносить изменения в состав команды проекта, путем внесения изменений в Приказ об организации работ по проекту.

Для разъяснения условий включения в проект работником Института или на условиях срочного трудового договора → обратитесь в Департамент по работе с персоналом.

3

Корректно осуществляйте расходование средств по проекту

Оплата труда, выплата надбавок и премий → обратитесь к Финансовому менеджеру Центра. (Положение об Оплате труда, Инструкцию по подготовке кадровых документов по отдельным видам стимулирующих и компенсационных выплат.
Закупка оборудования и материалов → обратитесь в Департамент закупок. (Положение о закупках).
Оплата командировочных расходов → обратитесь к Финансовому менеджеру Центра. (Положение о служебных командировках и Лимиты по суточным выплатам и проживанию в служебных командировках).
Оплата проведения мероприятий → обратитесь к Финансовому менеджеру Центра. (Положение о планировании и организации мероприятий).

4

Раздел как работать по казначейскому сопровождению

5

При необходимости вносите изменения в заключенный договор (изменение ТЗ, сроков, сметы Проекта и т.д.) путем заключения дополнительного соглашения на изменение условий (в т.ч. расторжение) → обратитесь в Департамент сопровождения проектов.

При внесении изменений в условия договора не забывайте вносить соответствующие изменения в карточку проекта.

6

Регистрируйте возникающие в процессе реализации проекта результаты интеллектуальной деятельности → обратитесь в Офис трансфера технологий

Положение о защите, управлении и коммерциализации интеллектуальной собственности

7

В случае обнаружения нарушения прав и законных интересов Института/Контрагента во время реализации Проекта → обратитесь в Правовой департамент

Регламент ведения претензионной и исковой работы

Этап 4. Закрытие

1

Подготовьте комплект отчетной документации в соответствии с условиями договора.

2

Согласуйте комплект отчетной документации в СЭД Директум (в т.ч. отчетную документацию полученную от субподрядчиков/соисполнителей).

Если по условиям договора необходимо получить одобрение:

Ученого совета → обратитесь к Секретарю Ученого совета
Внутреннего коллегиального органа (например Комиссии по приемке результатов) → необходимо инициировать создание такого органа → обратитесь в Департамент сопровождения проектов.
Экспортный контроль → обратитесь в Департамент безопасности.
Антиплагиат (Проверка отчета на наличие заимствований).

3

Направьте комплект отчетной документации заказчику способом, указанным в договоре.

4

При наличии замечаний у Заказчика внесите соответствующие правки и направьте комплект отчетной документации на повторное согласование в СЭД Директум.

5

Получите от заказчика закрывающие документы (Акт, Протокол и пр.).

6

Обеспечьте хранение документов по проекту в электронном и бумажном виде.

В случае обнаружения нарушения прав и законных интересов Института/Контрагента во время реализации Проекта → обратитесь в Правовой департамент

7

Инициируйте закрытие проекта в СЭД Директум

Порядок закрытия проектов

FAQ

Все ответы на вопросы можно найти на странице FAQ на Skoltech.Wiki

Полезные контакты

Все контакты можно найти на Skoltech.Wiki